Phòng họp không giấy (PHKG) được tổ chức thực hiện giúp tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian chuẩn bị họp và họp giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời nhanh chóng, nâng cao hiệu quả công việc. Với nhiều ưu điểm nổi trội, PHKG đã tạo bước tiến mới trong công tác cải cách hành chính tại Ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh.
Hội nghị trực tuyến toàn quốc về chuyển đổi số tại điểm cầu Ban Quản lý Lăng.
Trong bối cảnh thế giới và Việt Nam bước vào giai đoạn chuyển đổi số rộng khắp, thực hiện Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 27/9/2019 của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, Ban Chỉ đạo chuyển đổi số Ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh đã tham mưu cho Lãnh đạo Ban Quản lý Lăng triển khai thực hiện phòng họp không giấy nhằm giảm thiểu văn bản, giấy tờ hành chính, tiết kiệm chi phí, cải tiến, đổi mới lề lối làm việc, góp phần quan trọng công cuộc cải cách hành chính và xây dựng Chính phủ điện tử theo hướng tinh, gọn, hiệu quả.
Trước đây, để chuẩn bị cho cuộc họp, phải thực hiện rất nhiều công đoạn như tập hợp tài liệu, photo, phân loại tài liệu. Số lượng tài liệu phải photo, in ấn nhiều, một số trường hợp xảy ra nhầm lẫn văn bản khi chia bộ tài liệu. Thực hiện PHKG mỗi cá nhân đều có một tài khoản riêng để tự đưa tài liệu lên hệ thống. Trước mỗi cuộc họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan đến cuộc họp được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt. Sau đó, bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống để các thành viên tham dự cuộc họp tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp. Khi bắt đầu cuộc họp, trên màn hình của người chủ trì cuộc họp sẽ thấy được những người có mặt thông qua vị trí chỗ ngồi của từng đại biểu. Với mô hình này, nguồn tài liệu mở và luôn sẵn sàng để các đại biểu tra cứu trên hệ thống.
Có thể nói, thực hiện PHKG đã tạo bước chuyển căn bản phương thức làm việc từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, giúp các đại biểu có thể cùng lúc truy cập tức thời nhiều tài liệu; tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian họp; đặc biệt, tránh được những sai sót trong sắp xếp tài liệu. Ngay trong hội nghị, đại biểu có thể truy cập kho tài liệu gồm: Tài liệu chính, tài liệu tham khảo, tài liệu liên kết bên ngoài; kết hợp với các công cụ tiện lợi như ghi chú, đánh dấu trực tiếp trên tài liệu giúp việc tra cứu nhanh chóng, chính xác. Qua đó, lãnh đạo chủ trì có thể dễ dàng điều hành cuộc họp hiệu quả, nhanh chóng.
Mô hình PHKG được Lãnh đạo Ban Quản lý Lăng định hướng triển khai từ năm 2021. Việc tổ chức PHKG nằm trong lộ trình xây dựng chính quyền điện tử, từng bước đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 và xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin, truyền thông vào việc quản lý, điều hành của đơn vị. Ghi nhận bước đầu triển khai mô hình mới, đa số các đại biểu dự họp đều hài lòng với cuộc họp “không giấy”.
Là cơ quan thuộc Chính phủ, những năm qua, Ban Quản lý Lăng đặc biệt quan tâm việc ứng dụng công nghệ thông tin trên tất cả các lĩnh vực, cụ thể như: Triển khai hệ thống quản lý và điều hành văn bản gắn với việc sử dụng chữ ký số chuyên dùng; duy trì hệ thống thư điện tử mạng truyền số liệu quân sự hoạt động ổn định, thông suốt; nâng cấp, mua sắm, hiện đại hoá trang thiết bị công nghệ thông tin, ứng dụng phần mềm các hệ thống mạng phục vụ tốt công tác chỉ huy, tham mưu, quản lý, điều hành cải cách hành chính và khai thác thông tin trên không gian mạng trong toàn Bộ Tư lệnh Bảo vệ Lăng; triển khai xây dựng hệ thống wifi, ki-ốt điện tử tại khu vực Lăng, Khu Di tích K9; triển khai, ứng dụng phần mềm quản lý khách viếng trên trang tin điện tử của Ban Quản lý Lăng; xây dựng hệ thống an ninh - truyền thanh tại Khu Di tích K9 nhằm bảo đảm an ninh, an toàn, phục vụ đồng bào và khách quốc tế tới tưởng niệm Bác, tham quan, sinh hoạt chính trị… đặc biệt việc triển khai PHKG đã góp phần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành trên môi trường mạng, qua đó tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian giải quyết và công khai, minh bạch quá trình xử lý công việc.
Phòng họp không giấy mang lại những hiệu quả rõ rệt. Tuy nhiên, trong chuyển đổi số thì người dùng công nghệ quan trọng hơn công nghệ nên thành viên dự họp phải có ý thức sử dụng hiệu quả phòng họp không giấy, nếu không sẽ sinh ra điểm nghẽn trong thực hiện, tạo thêm gánh nặng cho cơ quan tham mưu, triển khai.
Việc thực hiện PHKG là minh chứng cho quyết tâm của Ban Quản lý Lăng trong cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn, hướng đến một nền hành chính công hiện đại dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến, phù hợp với đòi hỏi thực tiễn và yêu cầu thực hiện nhiệm vị chính trị ngày càng cao trong thời đại mới, góp phần vào việc thực hiện Chính phủ điện tử theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ Phạm Minh Chính./.
Nguyễn Tiến Thành
