Cải cách thủ tục hành chính trong Ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh

Thực hiện Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ về Ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020, cải cách thủ tục hành chính (TTHC) được xác định là một trong sáu nội dung của cải cách hành chính (CCHC). Trong những năm qua, Ban Quản lý Lăng đã đặc biệt quan tâm đẩy mạnh công tác cải cách TTHC và đạt được nhiều kết quả đáng khích lệ. Bài viết dưới đây phân tích một vài nét cơ bản về kết quả thực hiện cải cách TTHC tại Ban Quản lý Lăng, đồng thời rút ra một số bài học kinh nghiệm để tiếp tục đẩy mạnh cải cách TTHC tại đơn vị trong thời gian tới.

Thường xuyên được sự lãnh đạo, chỉ đạo sâu sát của Đảng ủy Đoàn 969, lãnh đạo Ban Quản lý Lăng, công tác cải cách TTHC được xem là nội dung cốt lõi và thực chất của CCHC trong đơn vị thời gian vừa qua.

Thứ nhất, thực hiện nghiêm túc, hiệu quả công tác rà soát, hệ thống hóa văn bản

Kế hoạch Cải cách hành chính giai đoạn 2011 - 2015 của Ban Quản lý Lăng đã xác định mục tiêu về cải cách TTHC đến năm 2015 là “giảm tối thiểu 30% thủ tục, giấy tờ trong công tác, rút ngắn thời gian giải quyết công việc”. Để thực hiện mục tiêu trên, “rà soát, bổ sung, sửa đổi, ban hành mới các quy trình, thủ tục cho phù hợp với tình hình thực tế tại cơ quan, đơn vị” được Ban Quản lý Lăng coi là nhiệm vụ trọng tâm trong cải cách TTHC.

Ban Quản lý Lăng đã đẩy mạnh công tác rà soát, hệ thống hóa các TTHC hiện hành; kiên quyết sửa đổi hoặc bãi bỏ những TTHC lỗi thời, không còn phù hợp hoặc cản trở hoạt động của đơn vị. Sau một thời gian triển khai thực hiện, công tác rà soát, hệ thống hóa các TTHC đã có những kết quả tích cực. Theo báo cáo của Văn phòng Ban Quản lý Lăng, từ tháng 10/1980 đến tháng 12/2013, Ban Quản lý Lăng đã ban hành 71 văn bản có chứa nhiều TTHC khác nhau, cả TTHC nội bộ và TTHC với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài. Trong số 39 văn bản còn hiệu lực, Văn phòng Ban Quản lý Lăng đã tham mưu cho Lãnh đạo Ban Quản lý Lăng danh mục các văn bản cần được sửa đổi, bổ sung nhằm xây dựng một hệ thống TTHC hoàn thiện, thống nhất, đảm bảo nhanh chóng, đơn giản, thuận tiện trong giải quyết công việc của Ban Quản lý Lăng.

Việc chú trọng cải cách TTHC bước đầu đã tạo ra những điều kiện để đổi mới quy trình giải quyết công việc trong các đơn vị của Ban Quản lý Lăng. Khảo sát mới đây của đề tài “Nâng cao hiệu quả cải cách hành chính trong Ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh” (mã số KXBL.CS-14-01) với các đối tượng liên quan đã cho thấy kết quả bước đầu thực hiện cải cách TTHC trong các đơn vị của Ban Quản lý Lăng thời gian qua. Theo kết quả khảo sát, có 5,9% ý kiến chung nhận định quy trình làm việc của đơn vị rất tốt, rất chặt chẽ; tương ứng có 70,6% nhận định quy trình làm việc của đơn vị tốt, chặt chẽ. Kết quả này thể hiện sự hài lòng, đồng thuận của hầu hết cán bộ và chiến sỹ của Ban Quản lý Lăng đối với quy trình làm việc của Ban Quản lý Lăng nói chung và của mỗi đơn vị trực thuộc nói riêng. Kết quả ghi nhận được là sự chuyển biến tích cực, tạo ra quy trình giải quyết công việc ngày càng tốt hơn của Ban Quản lý Lăng. Tuy nhiên, từ kết quả khảo sát cũng cho thấy, có 23,5% ý kiến chung nhận định quy trình làm việc của đơn vị bình thường.

Thứ hai, cải cách TTHC trong lĩnh vực đón tiếp, tuyên truyền được coi là lĩnh vực cải cách TTHC thành công nhất tại Ban Quản lý Lăng

Coi Nhân dân là những người khách đặc biệt - những người đến viếng Chủ tịch Hồ Chí Minh, tham gia các sinh hoạt chính trị, văn hóa và thăm quan khu vực Lăng, Ban Quản lý Lăng đã tích cực đổi mới phong cách phục vụ, sửa đổi quy trình, thủ tục đón tiếp, tuyên truyền đối với các cơ quan, tổ chức, Nhân dân và khách quốc tế đến viếng Chủ tịch Hồ Chí Minh, tưởng niệm các Anh hùng liệt sỹ, thăm quan khu vực Lăng, Khu Di tích K9.

Theo quy định hiện hành, Ban Quản lý Lăng là cơ quan thực hiện nhiệm vụ chính trị giữ gìn lâu dài, bảo vệ tuyệt đối an toàn thi hài Chủ tịch Hồ Chí Minh, quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Quảng trường Ba Đình, Đài tưởng niệm các Anh hùng liệt sỹ và các công trình có liên quan. Ngoài ra, Ban Quản lý Lăng còn có nhiệm vụ tổ chức phục vụ chu đáo và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho Nhân dân đến viếng, tưởng niệm Chủ tịch Hồ Chí Minh, tưởng niệm các Anh hùng Liệt sỹ, sinh hoạt chính trị, văn hóa và thăm quan khu vực. Do đó, việc coi Nhân dân là những người khách đặc biệt đã tạo nên động lực để Ban Quản lý Lăng có những sửa đổi hoặc bãi bỏ những TTHC rườm rà, không phù hợp trong công tác đón tiếp, tuyên truyền, gây khó khăn cho Nhân dân và khách quốc tế khi đến viếng Chủ tịch Hồ Chí Minh tham gia các sinh hoạt chính trị, văn hóa và thăm quan khu vực Lăng. Đây cũng chính là điều kiện để Ban Quản lý Lăng có thể hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ chính trị được giao, ngày càng phát triển và được Nhân dân trong nước, bạn bè quốc tế tin tưởng. Trong 5 năm qua, Ban Quản lý Lăng đã phục vụ tận tình, chu đáo các buổi lễ viếng Chủ tịch Hồ Chí Minh với 120 buổi lễ viếng cấp Nhà nước và các đoàn nguyên thủ quốc gia; đón tiếp hơn 12 triệu lượt đồng bào cả nước và bạn bè quốc tế; tổ chức trang trọng 927 buổi lễ báo công dâng Bác của các cơ quan, đơn vị.

Kết quả khảo sát của đề tài mã số KXBL.CS-14-01 (bảng 1) đối với nhân dân về quy trình đón tiếp vào viếng Chủ tịch Hồ Chí Minh và thăm quan khu vực Lăng cho thấy có 98% người được hỏi nhận định là hợp lý, chỉ có 2% nhận định là chưa hợp lý. Về kết quả phục vụ của các lực lượng làm nhiệm vụ đón tiếp, tuyên truyền có 62,8% nhận định là rất hài lòng, 35,8% hài lòng, chỉ có 1,4% là không hài lòng. Với những kết quả như vậy, có thể kết luận rằng công tác cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực đón tiếp, tuyên truyền của Ban Quản lý Lăng được thực hiện rất tốt. Cải cách TTHC trong lĩnh vực đón tiếp, tuyên truyền là lĩnh vực thành công nhất trong cải cách TTHC tại Ban Quản lý Lăng.

Bảng 1: Đánh giá về quy trình đón tiếp khách đến viếng

Chủ tịch Hồ Chí Minh và thăm quan khu vực Lăng (%)

 (Nguồn: Số liệu khảo sát đề tài mã số: KXBL.CS-14-01 năm 2014)

Những ý kiến đánh giá của Nhân dân về sự chưa hợp lý hay không hài lòng đối với quy trình đón tiếp, tuyên truyền hoặc kết quả phục vụ của các lực lượng đón tiếp, tuyên truyền của Ban Quản lý Lăng có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân như chủ quan của người đưa ra ý kiến đánh giá, một số mặt còn hạn chế trong quy trình đón tiếp, tuyên truyền hoặc kỹ năng giao tiếp của lực lượng đón tiếp, tuyên truyền v.v.... Tuy nhiên, một số hạn chế này không phủ định và mâu thuẫn với những kết quả mà Ban Quản lý Lăng đã thực hiện được. Trái lại, tính hai mặt của vấn đề, sự đối lập của các ý kiến đánh giá tạo thành động lực để thúc đẩy Ban Quản lý Lăng phải tiếp tục theo đuổi mục tiêu cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực đón tiếp, tuyên truyền nhằm phục vụ Nhân dân ngày càng tốt hơn.

Thứ ba, Ban Quản lý Lăng rất coi trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách TTHC

Việc ứng dụng công nghệ thông tin góp phần tự động hóa, đơn giản hóa các quy trình, thủ tục hành chính, tạo ra phong cách lãnh đạo, phong cách làm việc mới, cải tiến hình thức cung cấp dịch vụ công theo hướng trực tuyến. Nhận thức về vai trò quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách TTHC, năm 2013 Ban Quản lý Lăng đã đầu tư thực hiện Dự án tin học hóa quản lý hành chính trong Ban Quản lý Lăng. Dự án này là một bước đột phá, một chủ trương đúng đắn của Thường vụ Đảng ủy Đoàn 969, lãnh đạo đơn vị trong cải cách TTHC.

Thông qua Dự án tin học hóa quản lý hành chính, bước đầu đã hình thành hệ thống thông tin điện tử của Ban Quản lý Lăng. Phần mềm quản lý kế hoạch và báo cáo điều hành đã được cài đặt với nhiều chức năng: Đăng ký và quản lý các kế hoạch năm, quý, tháng, tuần; quản lý, điều hành kế hoạch tu bổ định kỳ; quản lý phương tiện vận tải (quản lý điều vận); báo cáo sự cố và quản lý hồ sơ báo hỏng (phiếu báo sự cố, biên bản xác định tình trạng trang thiết bị, hướng dẫn sửa chữa, phiếu dự trù vật tư, biên bản nghiệm thu kỹ thuật); các mẫu biểu được xây dựng theo đúng tiêu chuẩn và quy định của Ban Quản lý Lăng. Phần mềm quản lý kế hoạch và báo cáo điều hành đã giúp cán bộ và chiến sỹ tại Ban Quản lý Lăng chuyển từ cách thức giải quyết công việc theo phương pháp truyền thống sang cách thức giải quyết công việc theo phương pháp hiện đại - xử lý thông tin, tương tác công việc hoàn toàn trên môi trường mạng, bảo đảm nhanh chóng, thuận tiện, công khai, minh bạch TTHC trong toàn Ban Quản lý Lăng và tiết kiệm nguồn lực (thời gian và nhân lực chuyển nhận văn bản, tài liệu; tiết kiệm tài nguyên: Giấy, mực...)

Trong lĩnh vực đón tiếp, tuyên truyền, Ban Quản lý Lăng đã cố gắng ứng dụng công nghệ thông tin dưới mọi hình thức để phục vụ Nhân dân được tốt hơn, như: Công khai quy trình đón tiếp, tuyên truyền đối với Nhân dân trên Trang tin điện tử (http://www.bqllang.gov.vn); ứng dụng thiết bị hiện đại trong công tác kiểm tra an ninh đối với Nhân dân trước khi vào viếng Chủ tịch Hồ Chí Minh; sử dụng camera giám sát toàn bộ quy trình đón tiếp, tuyên truyền của cán bộ, chiến sĩ và hành trình viếng, thăm quan của nhân dân, v.v...

Nhằm tạo phong trào thi đua sôi nổi và phát huy, nhân rộng các sáng kiến, giải pháp hay trong cải cách thủ tục hành chính, năm 2012 Ban Quản lý Lăng đã tổ chức cuộc thi viết “Chung tay cải cách thủ tục hành chính”. Thông qua cuộc thi này, Ban Quản lý Lăng đã tuyên truyền sâu rộng trong CB,CC,VC về lợi ích thiết thực và quyết tâm của Đảng, Nhà nước trong việc cải cách thủ tục hành chính; khuyến khích, phát huy vai trò của đội ngũ đoàn viên công đoàn, đoàn thanh niên nhằm tìm ra các sáng kiến cải cách thủ tục hành chính thiết thực, giúp giảm các gánh nặng và chi phí thủ tục hành chính. Đã có nhiều bài thi chất lượng với các giải pháp hay nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính tại Ban Quản lý Lăng.

Thứ tư, Ban Quản lý Lăng quan tâm cải tiến chế độ họp

Tại Ban Quản lý Lăng hàng năm diễn ra rất nhiều cuộc họp với những tính chất và mục đích khác nhau. Về nguyên tắc các cuộc họp này bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công và chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng. Để cải tiến chất lượng các cuộc họp, trong Quy chế làm việc ban hành kèm theo Quyết định số 1415/QĐ-BQLL ngày 29/12/2014, Ban Quản lý Lăng đã đề ra ba nguyên tắc tổ chức hội họp, đó là: Thiết thực, hiệu quả, tiết kiệm.

Các cuộc họp ở Ban Quản lý Lăng đã xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt của thủ trưởng cơ quan.

Các cuộc họp đã thực hiện đúng theo chương trình, kế hoạch, thực hiện cải tiến, đơn giản hoá quy trình thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý, bảo đảm chất lượng, hiệu quả, các cuộc họp được tiến hành lồng ghép các nội dung, vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các nội dung trong cuộc họp với nhau, trong việc tổ chức họp một cách hợp lý.

Bên cạnh những vấn đề liên quan đến công tác hiệu quả và chất lượng các cuộc họp, rõ ràng vấn đề nội dung các cuộc họp cũng được đặt lên hàng đầu. Thông thường để ngăn chặn ngay từ đầu các cuộc họp hoặc chất lượng kém hoặc trái với quy định hiện hành, các cấp lãnh đạo đã yêu cầu cá nhân, đơn vị có trách nhiệm chuẩn bị tổ chức họp phải trình bày những vấn đề chủ yếu về hình thức và nội dung của cuộc họp. Sau đó, căn cứ vào các quy định hiện hành sẽ đưa ra các quyết định cụ thể về việc có hay không nên tổ chức họp và nếu họp thì cách thức, nội dung tiến hành ra sao cho phù hợp.

Việc quản lý chặt chẽ nội dung các cuộc họp tại Ban Quản lý Lăng đã làm cho các cuộc họp sinh động hơn, chất lượng được nâng cao và các thành viên tham dự họp sẽ không bị động. Hơn nữa, qua công tác CCHC, thủ trưởng Ban Quản lý Lăng sẽ lựa chọn những đề xuất của các cơ quan, đơn vị, giúp giảm thời gian tổ chức họp cũng như cơ cấu thành phần mà có thể ban tổ chức đã dự tính qua khâu chuẩn bị.

Những kết quả đã đạt được nói trên trong công tác cải cách TTHC đã góp phần quan trọng trong nâng cao hiệu quả CCHC trong toàn Ban Quản lý Lăng. Qua những kết quả này, có thể rút ra một số bài học kinh nghiệm trong thực hiện cải cách TTHC trong Ban Quản lý Lăng như sau:

Một là, sự cam kết chính trị và sự ủng hộ mạnh mẽ, có tính quyết định của Lãnh đạo Ban Quản lý Lăng đối với cải cách TTHC

Những thành công trong cải cách TTHC của Ban Quản lý Lăng có vai trò to lớn từ sự cam kết chính trị và sự ủng hộ mạnh mẽ, có tính quyết định của Đảng ủy Đoàn 969, Lãnh đạo Ban Quản lý Lăng. Đây có thể được coi là những bảo đảm về pháp lý và chính trị vững chắc để thực hiện những đột phá về cải cách TTHC trong Ban Quản lý Lăng.

Lãnh đạo Ban Quản lý Lăng luôn nắm bắt mọi khó khăn của Nhân dân khi thực hiện các TTHC. Lãnh đạo Ban đã xác định phải là tấm gương đi đầu trong cải cách TTHC. Trong quá trình giải quyết công việc, Lãnh đạo Ban thấy ở đâu, khâu nào có nhiều vướng mắc về cơ chế, thủ tục thì chỉ đạo xử lý ngay, dứt điểm. Đồng thời tạo điều kiện để cấp dưới tham mưu nhanh nhất, chính xác nhất, sửa đổi thủ tục, cơ chế hành chính không còn phù hợp. Sự quyết tâm cải cách TTHC của Lãnh đạo Ban Quản lý Lăng đã có vai trò lan tỏa, dẫn dắt toàn thể đội ngũ cán bộ, công nhân viên, chiến sĩ của Ban Quản lý Lăng và tạo một động lực mạnh mẽ để sớm đạt được mục tiêu về cải cách TTHC.

Hai là, coi trọng yếu tố con người trong cải cách TTHC

Yếu tố con người trong cải cách TTHC được đề cập ở bài viết này bao gồm đội ngũ cán bộ, công nhân viên, chiến sĩ của Ban Quản lý Lăng và Nhân dân.

Lãnh đạo các cấp trong Ban Quản lý Lăng luôn quan tâm đến việc tuyên truyền, phổ biến nâng cao nhận thức về CCHC nói chung và cải cách TTHC nói riêng. Đồng thời, đặc biệt chú ý xây dựng chất lượng đội ngũ cán bộ, công nhân viên thông qua các chính sách hỗ trợ vật chất và tinh thần cho việc học tập nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, phẩm chất chính trị; tập huấn kỹ càng về ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng Phần mềm quản lý kế hoạch và báo cáo điều hành...

Về phía Nhân dân, Ban Quản lý Lăng đã xuất phát từ việc coi Nhân dân là những người khách đặc biệt để từ đó có những điều chỉnh, sửa đổi các thủ tục đón tiếp, tuyên truyền một cách hợp lý, mang lại sự hài lòng và tạo không khí vừa thân thiện, gần gũi nhưng vẫn trang nghiêm khi Nhân dân vào viếng Chủ tịch Hồ Chí Minh và thăm quan khu vực Lăng. Ngoài ra, Ban Quản lý Lăng còn rất chú trọng việc tập huấn về tác phong, kỹ năng ứng xử, kỹ năng giải quyết tình huống cho đội ngũ cán bộ, công nhân viên, chiến sĩ thường xuyên làm công tác đón tiếp, tuyên truyền.

Ba là, tích cực, chủ động ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cải cách TTHC

Dự án tin học hóa quản lý hành chính trong Ban Quản lý Lăng là một bước đột phá, một chủ trương đúng đắn trong cải cách TTHC. Trong đó, các quá trình điều hành, giao nhiệm vụ, xây dựng kế hoạch, quản lý - lưu trữ văn bản, chuyển nhận văn bản, tài liệu đều được tin học hóa. Dự án tin học hóa quản lý hành chính trong Ban Quản lý Lăng đã giúp tiết kiệm được nhiều nguồn lực và đảm bảo chính xác, minh bạch, đơn giản hóa các quá trình xây dựng kế hoạch, giao nhiệm vụ, điều hành công việc.

Hệ thống camera giám sát quy trình đón tiếp, tuyên truyền đối với Nhân dân đến viếng Chủ tịch Hồ Chí Minh và thăm quan khu vực Lăng đã tạo điều kiện cho Lãnh đạo Ban Quản lý Lăng kiểm soát được thái độ, tác phong làm việc, ứng xử của đội ngũ cán bộ, công nhân viên, chiến sĩ làm công tác đón tiếp, tuyên truyền; đồng thời, thông qua đó, Lãnh đạo Ban Quản lý Lăng kịp thời đưa ra biện pháp xử lý phù hợp khi có mọi tình huống về an ninh, trật tự xẩy ra.

Từ một số kinh nghiệm về cải cách TTHC của Ban Quản lý Lăng, chúng ta có thể đưa ra mô hình tam giác kết hợp các trụ cột để thành công trong công tác cải cách TTHC như sau:

Sơ đồ về tam giác kết hợp các trụ cột để thành công trong CCHC

Những kinh nghiệm quý báu nói trên là cơ sở để Ban Quản lý Lăng tiếp tục đẩy mạnh cải cách TTHC, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị nhằm hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ chính trị đặc biệt được Đảng, Nhà nước, Nhân dân và quân đội tin tưởng giao phó: “Giữ gìn lâu dài, bảo vệ tuyệt đối an toàn thi hài Chủ tịch Hồ Chí Minh và phát huy ý nghĩa chính trị, văn hóa của Công trình Lăng trong giai đoạn mới”./.

 ThS. Hoàng Thị Thu Hiền