Thực hiện Quyết định số 1116/QĐ-TTg ngày 07/10/2024 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Kế hoạch triển khai thi hành Luật Lưu trữ (Luật được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XV thông qua tại kỳ họp thứ 7 ngày 21/6/2024 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2025); nhằm tuyên truyền, phổ biến sâu rộng các quy định của Luật đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, chiến sỹ, người lao động trong Ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh và bạn đọc, xin trân trọng giới thiệu nội dung cơ bản và một số điểm mới của Luật Lưu trữ năm 2024 như sau:
NỘI DUNG CƠ BẢN
Luật Lưu trữ năm 2024 gồm 08 chương, 65 điều, cụ thể:
Chương I: Những quy định chung, gồm 08 điều (từ Điều 1 đến Điều 08) quy định những vấn đề chung, gồm: Phạm vi điều chỉnh; giải thích từ ngữ; áp dụng Luật Lưu trữ và pháp luật có liên quan; nguyên tắc lưu trữ; chính sách của Nhà nước về lưu trữ; ngày Lưu trữ Việt Nam; giá trị của tài liệu lưu trữ; các hành vi bị nghiêm cấm.
Chương II: Quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, gồm 05 điều (từ Điều 9 đến Điều 13), về các nội dung: Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; quản lý tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử; quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, phá sản hoặc tổ chức lại.
Chương III: Nghiệp vụ lưu trữ, gồm 24 điều (từ Điều 14 đến Điều 37), quy định về nghiệp vụ lưu trữ; nghiệp vụ lưu trữ tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác; nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử.
Chương IV: Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, gồm 9 điều (từ Điều 38 đến Điều 46) quy định về tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; trình tự, thủ tục công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; tài liệu lưu trữ được phát huy giá trị; hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Chương V: Lưu trữ tư, gồm 06 điều (từ Điều 47 đến Điều 52), quy định về quản lý lưu trữ tư; chính sách của Nhà nước để phát triển lưu trữ tư; quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư; ký gửi tài liệu lưu trữ tư vào lưu trữ lịch sử; tặng cho Nhà nước tài liệu lưu trữ tư; tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt.
Chương VI: Hoạt động dịch vụ lưu trữ, gồm 04 điều (từ Điều 53 đến Điều 56), quy định về các hoạt động dịch vụ lưu trữ; phạm vi cung cấp dịch vụ lưu trữ của tổ chức, cá nhân; trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân; Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Chương VII: Quản lý nhà nước về lưu trữ, gồm 06 điều (từ Điều 57 đến Điều 62), quy định về nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ; trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ; trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và cá nhân; kinh phí bảo đảm lưu trữ; người làm lưu trữ; hợp tác quốc tế về lưu trữ.
Chương VIII: Điều khoản thi hành, gồm 03 điều (từ Điều 63 đến Điều 65), quy định về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật có liên quan; hiệu lực thi hành và quy định chuyển tiếp.
MỘT SỐ ĐIỂM MỚI ĐÁNG CHÚ Ý
Một là: Luật Lưu trữ năm 2024 mở rộng phạm vi thành phần của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Ngoài thành phần bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam như Luật Lưu trữ năm 2011, thành phần Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam quy định trong Luật Lưu trữ năm 2024 còn bao gồm cả tài liệu lưu trữ tư (khoản 1, khoản 4 Điều 9).
Tài liệu lưu trữ tư bao gồm: Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng. Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp không thuộc trường hợp quy định tại điểm d khoản 3 Điều này. Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của tổ chức phi chính phủ, tổ chức kinh tế không phải là doanh nghiệp nhà nước.
Hai là: Xác định rõ phạm vi của lưu trữ tư là lưu trữ của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng, tổ chức không phải là hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ (khoản 14, Điều 2); quy định về trách nhiệm quản lý lưu trữ tư; chính sách của Nhà nước để phát triển lưu trữ tư; quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư; ký gửi tài liệu lưu trữ tư vào lưu trữ lịch sử; tặng cho Nhà nước tài liệu lưu trữ tư; tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt.
Ba là: Bổ sung các quy định về thẩm quyền quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam theo hướng phân định rõ thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giữa Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam; giữa cơ quan lưu trữ của Nhà nước ở trung ương và ở địa phương; phân cấp thẩm quyền quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ các ngành Quốc phòng, Công an, Bộ Ngoại giao (Điều 10).
Bốn là: Về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu, Luật giao Bộ trưởng các bộ, cơ quan ngang Bộ, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Tổng Kiểm toán nhà nước quy định cụ thể thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước sau khi có ý kiến của Bộ Nội vụ; giao người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể thời hạn lưu trữ đối với tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý để phù hợp với tính chất của từng ngành, lĩnh vực (Khoản 5, Điều 15). Hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã phải được nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh (điểm đ khoản 2 Điều 18).
Năm là: Quy định mới về thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử: Tối đa là 05 năm tính từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành trừ trường hợp hồ sơ có tài liệu đóng dấu chỉ độ mật hoặc tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật (khoản 3 Điều 17). Bổ sung quy định tài liệu lưu trữ của ngành Quốc phòng, Công an, Bộ Ngoại giao do các Bộ trực tiếp quản lý (khoản 3 Điều 10) và trường hợp luật khác có quy định về thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 30 năm, kể từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành (khoản 3 Điều 17). Đối với hồ sơ có tài liệu đóng dấu chỉ độ mật hoặc tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật chỉ được nộp vào lưu trữ lịch sử sau khi tài liệu được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước (khoản 6 Điều 17).
Sáu là: Bổ sung nhiều quy định mới về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử như: Khẳng định tài liệu lưu trữ số có đầy đủ giá trị pháp lý như thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử (khoản 3 Điều 7); quy định tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số; bản số hóa tài liệu lưu trữ; kho lưu trữ số; các hoạt động thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số và hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị; lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử khác.
Bảy là: Quy định rõ về tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt trên cơ sở kế thừa quy định của Luật Lưu trữ năm 2011. Cụ thể: Thay đổi tên gọi “tài liệu lưu trữ quý, hiếm” thành “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt”; quy định các tiêu chí về điều kiện và nội dung của tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; quy định trình tự, thủ tục công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt (Điều 38, 39).
Tám là: Quy định về các hoạt động dịch vụ lưu trữ và khẳng định các hoạt động dịch vụ lưu trữ thuộc ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện (Điều 53). Đối với quy định về Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, Luật Lưu trữ năm 2024 quy định theo hướng mở rộng đối tượng được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bao gồm: cá nhân có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ, là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và đạt yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ do Bộ Nội vụ tổ chức; trường hợp cá nhân có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên ngành lưu trữ thì chỉ cần đáp ứng điều kiện là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ không cần kiểm tra nghiệp vụ (Điều 56).
Chín là: Chính thức công nhận ngày 03/01 hằng năm là “Ngày Lưu trữ Việt Nam” (Điều 6) nhằm khẳng định vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và ghi nhận công lao, đóng góp của người làm lưu trữ.
Luật Lưu trữ năm 2011 hết hiệu lực kể từ ngày 01/7/2025, trừ một số trường hợp sau:
- Trong thời hạn 10 năm, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 và nộp vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh đối với tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã trước ngày Luật Lưu trữ năm 2024 có hiệu lực thi hành.
- Trong thời hạn 05 năm, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 phải hoàn thành việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 đối với tài liệu hình thành trước ngày Luật Lưu trữ năm 2024 có hiệu lực thi hành nhưng chưa được chỉnh lý theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011, nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật này.
- Trong thời hạn 10 năm, lưu trữ lịch sử phải hoàn thành việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 đối với tài liệu đang bảo quản tại lưu trữ lịch sử nhưng chưa được chỉnh lý theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011.
- Tổ chức, cá nhân đủ điều kiện thực hiện dịch vụ chỉnh lý tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 và tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ tư vấn nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của Luật này được thực hiện việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu.
- Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 được tiếp tục sử dụng đến khi hết thời hạn ghi trên Chứng chỉ.
- Đối với hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử được hình thành trước ngày Luật Lưu trữ năm 2024 có hiệu lực thi hành, thời hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 nhưng không quá ngày 01/7/2030./.
Huyền Trang (tổng hợp)
